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【原】遠程辦公,你可能不知道的5個真相

來源:用戶 半撇私塾 收藏 編輯:從小磊

對于新媒體運營來說,你可能會覺得「遠程or遠程」,其實差別都不大

畢竟,無論是在公司還是在家,由于運營本身的崗位特質,很多時候你都需要時刻保持「上線」狀態。

但是,「遠程辦公」真的就是使用一堆在線工具這么簡單嗎?如果是,那么為什么有的公司需要線下辦公,有的公司純線上協同,也做的非常出色。

遠程協同的工具很多,但是它的成效如何,還取決于許多你不太知道的要素。

半撇私塾作為一家分布式辦公的企業,其實已經有2年多的遠程協同工作歷史了。

因此本文想要分享,在我們這幾年遠程協同經驗中,一些你可能不太知道的協同經驗。

1、規范工作時間

遠程協同下,即便大家不在同一個空間辦公,但是一定要約定同一個辦公時間

否則,很容易出現:工作時間內遇到緊急事情,但是對應的負責人不在線的情況。

比如:

2、確認信息收到

有時候同事A發信息給同事B,A以為B收到了信息,但是B卻因為信息太多,導致任務遺漏沒有處理。

因此,通過文字跟同事溝通確認的時候,如果收到信息,一定要及時確認回復。

關于這一點,我知道你可能,非常討厭群里一堆刷出來的「收到!」。

但是當你真的跟別人遠程協同的時候,當你發現你給同事發了一個這樣的信息:

然后過了15分鐘,快到發布時間了,文章還是沒有修改……

相信我,你一定會知道這句「收到」的價值!

3、詳細描述任務

我知道,遠程協同很多時候不如面對面的溝通快捷,因為語音的速度一定比文字來的快。但是文字有一個好處是,通過文字緩沖,能幫你提前理清楚思路。

比如,作為新媒體運營,你可能策劃了一個裂變活動,其中有一篇推文需要編輯同事來完成。

如果你直接丟一句「這一篇推文你來負責哈」,那么對方很可能還會繼續,在繼續跟你追問關于背景、目的等任務細節問題。

你必須知道:「往復的溝通」是非常耗時的,如果一開始能夠把事情說清楚,那么不僅對你,還是對你的同事,都好!

因此,一開始就要給出明確的任務信息:

  • 任務背景:為什么要做這個事情?

  • 任務目的:這個事情做完要達到什么結果?

  • 截止時間:需要在什么時候完成?

  • 其他補充材料:其他能夠幫助任務執行者更好完成任務的輔助材料。

  • 這邊提供一個內部的任務卡片做參考:

    4、對截止日期負責

    無論是遠程協同,還是本地協同,所有任務背后其實都有一個預期的截止時間

    比如「你這個月要先做一些知乎的內容規劃」,雖然模糊,但是也是「這個月」。

    而對于有明確的截止時間的任務,比如「這一篇文章需要在今天12點前完成初稿」、「18點前需要提交日報」……

    如果過了截止時間,負責人也沒有收到回復,很可能心里的OS是這樣的:

    怎么回事?是遇到什么問題了嗎?怎么也不說一下呢?

    久而久之,其實印象多數是不太好。

    因此,無論最后有沒有完成,你都需要在截止時間前及時匯報進度。這包括:

    1、共享進度:如果完成了,及時告知協同的同事,你完成了,然后下一步動作是什么。

    2、風險告知:如果截止日期前未能完成,也應該提前告知協同的同事,并明確什么時候會完成。

    比如:

    5、透明、透明、再透明

    在遠程工作中,你很可能這樣的情況:上司突然把某個任務轉接給你,這個任務之前有人做了一半,但是信息沒有記錄。

    這就意味著,許多工作,你都要重新開始。

    但是,如果接到任務的時候,所有的執行進度都備注了很清楚呢?

    比如,你接到了一個「簡書賬號申請封禁」任務的時候,之前的人其實已經寫了很多封郵件,文案、進度等信息都很詳細。

    那么可能你要再寫郵件催促的時候,直接使用之前的郵件文案就可以了,而不用再從零開始。

    這一些,其實就是我們講的「透明」:你在執行一個任務的時候,盡可能把所有執行過程的內容都公開透明化,讓任務參與者都能夠知道你在做什么,做到什么程度

    另外,講到透明度,我還想分享一個特別的故事。

    2018年,我做營銷工具研究的時候,發現過一家非常酷的營銷工具,叫做「Buffer」。

    這家公司的員工全部都分布在世界各地,最酷的是,為了讓企業內信息重復流動,公司把企業股權結構、薪酬公司、員工薪酬流水、訂單收入、成本結構全部公開在了網上(Open Buffer)。

    這是全部工作人員的工作時間表,他們也都全部公開:

    我一開始想,這不是瘋了嗎?這樣競爭對手不就什么都知道了。

    但是,Buffer的理念是:當你把一切盡可能透明,贏的不僅是用戶的信任度,而且招聘來的人對于公司情況都很清楚了,相當于「透明度文化」也會幫助企業做了員工的前期篩選

    以上就是5個遠程辦公中,你可能忽略掉的小細節,也是這幾年遠程協同過程中,我覺得非常重要的經驗和心得。

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