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【職場攻略】提高工作效率的10個原則

來源:用戶 天承辦公室 收藏 編輯:王阿強

“時間就是金錢,效率就是生命。” 提高效率,是職場人士永恒的探索,也是我們獲得更多自由時間,不斷自我提升,跟上時代發展的前提。

工作不能光是埋頭苦干,

也要想辦法巧干。

提高效率的十大“原則”,

分享給大家:

如何工作更高效的心得,開啟中……

1

別著急追逐目標

先建立系統

做任何事都應有個追求目標,例如讀書就想著取得好成績,運動就奔著做專業運動員,工作后就盼著升職……但是,很多目標其實超出我們的控制范圍。想要達成目標,不僅要人和,還得有可遇不可求的天時地利。現實當中有太多我們控制之外的變量。所以,比目標更重要的是建立工作系統。在系統之中,你關注的是所有自己掌握之內的部分。

“系統”指的是“可重復的過程”。比如讓自己的博客增加500個粉絲是目標,而一天碼500字就是可重復的過程。跑完一場馬拉松是一個目標,每周跑四天,每天半小時則是可以重復的過程。減掉10斤是個目標,改變飲食習慣,每餐吃得更健康則是系統。每次小的進步,長期累積起來,就會積沙成塔。

2

利用好“利滾利效應”

積累優勢越多,回報越多

“利滾利”是世界上第八大奇跡。凡事能摸透它的人就能賺,而琢磨不透的人就會虧。——愛因斯坦

復利現象不僅限于金融領域,而是會影響生活的方方面面。如果你在工作中每天都關注系統,每天都努力做得更好,那么隨著時間流逝,你的努力可能換來指數式的增長。

“每天都要閱讀500頁。知識就是這樣積累起來的,就像利息一樣,越滾越多。”——股神巴菲特

你的優勢越多,你習得的下一個優勢就會帶來更多的回報。每天只要有1%的增長,一年下來,總增量會達到接近原來的38倍。

3

追蹤自己的“輸出量”

把精力放在關鍵之處

想要提高效率,第三個黃金法則就是關注自己的輸出,而不是輸入。打個比方,每天寫作,如果不帶任何目標,那只能算是練習。如果真想做成什么事情,就需要讓自己達到一定的輸出量,假如每周更新一篇博文,我們之所以要建立系統,就是為了達到某個輸出量。可以把輸出想作自己的“完成品”、“成果”,考慮成果和系統之間的關系。每天寫作是一個系統,而文章或作品就是成果。

記住,成果和目標不同,因為我們已經控制了系統中的變量。博客一個月漲粉500是個目標,但是你無法控制讀者到底關不關注你,你只能控制自己的更新和文章。

工作得到升職是個目標。但你不能控制老板,讓TA給你升職。你能做的就是讓自己變得出色,變得無法忽視:你的努力方向可以是接下來三個月交付10個項目。這么一來,變量就到你的控制范圍內了。

但是,光是知道怎么工作,還不足以提高你的生產力。你得知道自己該把精力放在哪里。

4

凡事堅持80/20原則

打蛇打七寸 擒賊先擒王

帕累托法則,就是大家熟知的80/20法則,我們日常做決定時可以參考這個法則。帕累托法則指出,約僅有20%的變因操縱著80%的局面。也就是說:所有變量中,最重要的僅有20%,雖然剩余的80%占了多數,控制的范圍卻遠低于“關鍵的少數”。 約瑟夫·朱蘭首先提出該原則。

決定大局的,往往在于一些小的細節。在工作的過程中,可以回顧一下,看看自己的時間,精力和金錢是否用對了地方,有沒有帶來最大的回報。一旦發現有效的工作方向,就該在這個方向上下兩倍的功夫。如果有疑惑,就參考80/20法則。它能幫你想清楚什么才是生活和工作中最重要的。

有個小心得:每天80%的工作,可以用20%的時間完成。一日之計在于晨,很多人的這個黃金時段是在早晨起床之后,那就一定要利用好這個高效時間段。

5

黃金時間保留下來

專心做“深度工作”

我們的工作記憶,清醒程度以及專注力的高峰,一半出現在醒來后的幾小時里,在10點左右達到高峰。這是大腦自然的高效時段。如果能將最重要的工作安排到這個時間段,就能事半功倍。

專注力可是你最寶貴的資源,是可以訓練的一種能力。在今天這樣一個注意力普遍分散的時代,專注力可是關鍵能力。所以,排除工作中的干擾,也十分重要。你可以用“番茄工作法”幫助自己進入專心致志的工作狀態,找到自己的“flow”。番茄工作法,一般將工作分成3到4段,每段25分鐘,每25分鐘休息5分鐘。如果你能專心較長時間,也可以做2個番茄,連續工作50分鐘后,休息10分鐘。

如果養成每天早上做深度工作的習慣,哪怕只是半個小時,你的努力也會日積月累帶來復利。

6

識別排除干擾因素

簡化自己的生活

總有事情分心,還怎么高效工作?你可以在生活和工作中加入一些空的時間段,在此期間清除干擾,然后回到專心工作的狀態。

干擾主要有三個大類:有形干擾(你擁有的物件),無形干擾(技術)和“人形”干擾。你可以自己拿出紙筆,將干撓你工作的事物都列出來。有形干擾,可以是桌上擺放的亂七八糟的物件,也可以是衣柜里太多閑置沒穿的衣服,早上選擇都要選半天。如果你花很多時間看電視,那電視就是你的干擾。無形干擾,可以是來自手機的通知,也可以是上網沒完沒了、漫無目的的搜索,還有可能是設計太復雜,光是操作花的時間就比實際工作還多的應用或程序。人形干擾,可以是“就占用你5分鐘”的同事,也可以是你“光付出,得不到回報”的朋友。你可以事先跟身邊的人商討好,大家可以通過“非同步交流”,短信或者郵件,看到后回復就行。

將日常生活中的干擾降到最低,才能在有意義的事情上作出成果。排除干擾的第一步在于識別工作中的干擾。然后,就可以開始排除這些干擾,想辦法不讓自己那么容易接觸到干擾源。第二步就在于排除多余事物。想辦法簡化自己的生活。生活越簡單,就有越多空閑的時間,去處理真正重要的事情。

7

重復性任務自動化

利用技術層面提速

不管身處哪個行業,都難免要面對重復性任務。我們怎么將技術利用起來,讓自己更高效呢?技術可以幫助我們將重復性任務自動化。

第一步,先將自己每周都需要做的任務全部列出來。第二步,想辦法將這些任務自動化。可以借助應用,或者建立自己的系統。第三步,總結經驗,思考整個過程,做個模版,多次使用。

這樣長久下去,就省下不少做繁雜瑣碎任務的時間,就可以關注工作中有創意、有成效的一面了。

8

根據數據來做決策

不斷實驗增加超速成長的機會

很多時候,人們應該根據數據來做決策,并且堅持這樣的做法。如果不跟著數據走,那就是根據自己的情感行事,背后缺乏事實和證據的支持。

不是只有技術型企業才跟著數據走,看A/B數據的結果來調整決策。我們在生活中也可以通過A/B測試,來調整自己的決定,以取得最優的結果。

例如,在第五條原則中,推薦大家把早上的時間分配給深度工作。這是因為,很多人在早上效率最高。如果你是夜貓子,喜歡在晚上安靜的時候工作了,或者你跟常人不同,吃完午飯元氣最滿呢?要找到自己最高的時間,只有通過嘗試才能發現如何測試?要學會像科學家一樣思考,按照科學研究的步驟來:

首先,制定實驗的終極目標——找到自己一天中效率最高的時段。

第二,建立假設:我的黃金效率時段是早9點到11點。假設必須具備可以驗證、可以證偽的屬性。也就是說,根據實驗得到的數據,你可以支持或否定這個假設。

第三,設計實驗:連續兩周的實驗期內,每天在表格中記錄自己每小時的能量水平,從1到10 打分,以找到自己精力最充沛的時間段。

然后,進行實驗,收集數據。

最后,分析數據,得出結論。你可以看看自己的表格。有了自己主觀感受的數據,你就了證據支持,知道自己具體什么時間效率最高了。

還可以在以下幾個方面做做實驗,看看這些因素對你工作效率的影響有多大:睡幾個小時感覺最好,每天什么時間段鍛煉,每天工作幾小時成效最好,等等。

實驗,實驗,不斷實驗,找出最適合自己的工作方法。想要進步,就要不斷努力嘗試,不斷實驗來增加超速成長的機會。

9

將不擅長任務派出去

把時間花在刀刃上

把精力放在自己擅長的事情上,其他任務都派出去,實則是有利于提高效率的。如果某個任務你執行起來不是專家,就不如找個懂行的人,他們做起來用時少,效果好。

分配任務如果想要保證效率,就得確保自己找到合適的人,他們的核心技能過關,可以完成工作。對于最終要達到的結果,需要對他們做清晰的說明,給出詳細的步驟,以便他們能做出確切的效果。

把自己的時間花在刀刃上,時間是我們擁有的最寶貴的資源,沒有之一。如果某項任務請人做成本更低,那就派出去吧!

10

正確面對奮斗中的掙扎

學會且行且珍惜

在努力的過程中,有陽光燦爛,也有大雨傾盆。生活有起伏是很正常的。有時候你可能處處碰壁,只想回家躺下,盯著天花板,思考人生,反芻過去,自怨自艾,想著自己到底是哪里做錯了。

其實每個人都會有這樣時候,擺正心態,正確面對,該休息的時候就停下來好好休息,恢復精力,第二天再戰。在休息的過程中,或許大腦就默默得出了解決方案。

就算奮斗的過程很艱辛、痛苦,也應該學會且行且珍惜,因為掙扎的過程是為后面的突破做鋪墊。

小結

學會享受每一次小的進步,適當地給自己一點獎勵。工作提速后的回報會讓人很欣慰,而這個過程,每一步都可以走得精彩!

(來源:帥帥職場屋)

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